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一个人在合并 PDF 文件之前在笔记本电脑屏幕上查看文档的插图

两个 PDF 合并成一个时实际发生了什么

一个 PDF 不是像纸质文档那样的一叠页面。文件内部有一个页面树,一个记录每个对象字节偏移量的交叉引用表,一个包含书签大纲的目录,以及每个页面一个单独的资源字典,列出了该页面使用的字体、图像和颜色空间。

合并会重建该结构。每个源文件的页面都会按照您设定的顺序复制到一个新的页面树中,每个对象都会获得一个新编号,并且交叉引用表会从头开始编写。任何指向“第二个文件的第 4 页”的内容现在都必须指向“合并文件的第 17 页”。

良好合并和糟糕合并之间的区别在于有多少指向得以保留。页面内容几乎总是保持不变。书签、内部链接、表单字段和标记的阅读顺序是那些悄悄消失的部分。

上传前确定页面顺序

页面顺序是合并工具无法为您做出的一个决定,也是导致大多数返工的原因。文件通常按名称排序的顺序显示,即字母顺序,而不是数字顺序。这意味着“Exhibit 10”排在“Exhibit 2”之前,而一个名为 page1 到 page12 的扫描文件文件夹的顺序是 1、10、11、12、2、3。

  1. 首先用零填充的数字重命名文件,这样 01、02 和 10 的排序方式就像您阅读它们一样。这需要一分钟时间,并消除了错误合并最常见的原因。
  2. 检查双面扫描。一些馈纸器会生成一个奇数页文件和一个偶数页文件,第二个文件通常是反向顺序的。将它们前后组合起来,您将得到每页正面,然后是每页背面。
  3. 将封面信、索引或传输单放在前面,将附录放在后面,然后确认合并文件的页数等于各部分的总和。计数不匹配意味着某个文件被跳过或包含两次。
  4. 如果各部分有自己的打印页码,请决定合并文件是否需要重新编号。打印页码是作为文本绘制在页面上的,合并无法更新它们。
显示文档标记的笔记本电脑屏幕,代表连接 PDF 的内部结构

书签、大纲和文件内的链接

您在 PDF 阅读器左侧看到的书签面板是从大纲树绘制的,它与页面分开存储。一个合并操作在连接页面树而不连接大纲树的情况下,会生成一个保留第一个文档书签并悄悄删除其余书签(或根本不保留任何书签)的合并文件。

可点击的交叉引用也是如此。PDF 内的链接是一个命名目标页面对象或命名目的地的操作。当这些目标在合并过程中被重新编号时,操作也必须随之重新映射。如果它们没有被重新映射,链接要么跳转到错误的页面,要么根本不起作用,而且在有人点击之前,不会有任何问题的迹象。

没有工具可以修复的一件事:作为纯文本输入的内容页,旁边有页码。这些数字是绘制在页面上的字母,而不是引用。合并后它们就错了,必须手动编辑或从源文档重新生成。

单独的文件合并成一个时会发生冲突的四件事

页面大小和方向不匹配

每个页面都有自己的大小框,因此合并后的文件可以同时包含 A4 页面、US Letter 页面和横向电子表格导出。这是一个有效的 PDF,在屏幕上看起来效果很好。打印效果不佳,因为打印机对整个作业应用一种纸张尺寸。如果合并后的文件要打印,请在合并它们之前将每个部分设置为相同的页面大小。

同名的表单字段

可填写的字段按名称寻址,而不是按位置寻址。合并两个相同的申请表副本,两者都包含一个名为 applicant_name 的字段。阅读器将同名字段视为一个具有两个外观的字段,因此键入第一个副本会同时填充第二个副本。在合并之前必须重命名或展平字段,才能使合并后的表单正常工作。

标记的结构和阅读顺序

可访问的 PDF 包含一个描述标题、列表、表格单元格、替代文本以及屏幕阅读器应遵循的顺序的结构树。该树属于文档,不属于页面。在合并过程中删除它,任何可访问的源文件都会生成一个不可访问的合并文件,即使页面看起来相同。

重复的字体和图像

每个源文件都嵌入了其使用的每种字体的子集,仅包含该文件使用的字符。合并十个由相同模板构建的报告,结果可能包含十个几乎相同的字体子集加上同一徽标的十个副本。合并后的文件比页面所占的比例要大,这在之后值得进行一次 PDF 压缩。

一群人围坐在一张桌子旁,带着笔记本和手机一起工作,整理文件

通常需要合并的堆叠文件

合并几乎总是提交前的最后一步,因为接收方希望得到一个文件而不是一个文件夹。我们最常看到的捆绑包是:

  • 移民和签证文件包,其中包含一封封面信、一份 护照 扫描件、身份证明记录和支持性证据,合并成一个附件
  • 法庭和法律文件,其中每份证据都作为单独的扫描件提交,需要排序和分页
  • 学术申请,合并 文凭、成绩单和推荐信
  • 由不同人员撰写的各部分组合而成的标书和提案响应
  • 月度报告包,其中报表、发票和收据单独扫描
  • 一次扫描一个章节的书籍和手册
人工智能符号在张开的手上方的抽象插图,代表自动文档翻译

先合并,再翻译

如果需要翻译整个文件包,通常先合并再翻译单个文件会更方便。一个任务意味着一套语言设置、一次下载和一处结果检查,而不是事后协调十几个单独翻译的片段。

翻译合并后的文件也有助于保持整个提交内容的术语一致性。如果每个部分单独发送,同一个职位名称或产品名称在不同部分可能会有不同的措辞,而审阅者会注意到。

也有需要反向操作的情况。如果文件包只有一部分需要翻译,而其余部分已是目标语言,则单独翻译该部分,之后再合并,这样您就不会为处理两次页面付费。

分析师坐在笔记本电脑前,周围漂浮着图表,代表合并后的文件大小分析

检查结果大小

合并后的文件增长速度往往超出预期,尤其是当其中包含扫描件时。DocTranslator 在 Pro 和 Enterprise 套餐中支持高达 1 GB 的上传文件,几乎可以满足任何实际需求,但接收门户或电子邮件网关可能没有那么慷慨。如果合并后的文件过大,无法发送到目的地,请在发送前通过 Compress PDF 运行它,或使用 Split PDF 将其拆分成适合的部分。

分步合并

如何合并您的 PDF 文件

01

按您希望的阅读顺序排列文件

用零填充的数字重命名它们,以便 01、02 和 10 正确排序,并检查双面扫描件是否未被拆分为奇数文件和反向偶数文件。

02

创建免费帐户并上传

使用您的电子邮件注册,然后将 PDF 文件拖放到仪表板中,或浏览以选择它们。Pro 和 Enterprise 套餐支持高达 1 GB 的上传文件。

03

确认合并后的页数

合并文档的页数应等于各部分的总和。页数太少表示某个文件被跳过,页数太多表示有内容重复了。

04

如果需要,翻译合并后的文件

选择源语言和目标语言,一次性翻译整个文件包,这样术语从封面信到最后一个附录都能保持一致。

FAQ

合并 PDF:常见问题解答

我的页面将按什么顺序出现?

按照上传文件时的排列顺序。由于文件列表按字母顺序排序而不是数字顺序,因此“Exhibit 10”会排在“Exhibit 2”之前,而一个名为 page1 到 page12 的扫描件文件夹将按 1、10、11、12、2、3 的顺序排列。上传前使用零填充数字(如 01 和 02)重命名可以一步解决此问题。

书签会保留在合并中吗?

书签大纲与页面分开存储,因此需要刻意组合才能保留,而不是免费附带。如果源文件带有大纲,请在合并后检查合并文档的书签面板,因为丢失的大纲在有人打开该面板之前是看不见的。

页面之间的可点击链接会怎样?

内部链接指向在合并过程中会重新编号的页面对象,因此需要重新映射才能正常工作。仅包含带页码的文本条目的目录页是另一回事:这些数字绘制在页面上,无法自动更新,因此必须手动更正。

我可以合并不同页面大小的文件吗?

可以。每个页面都保留其自身的大小,因此 A4、US Letter 和横向页面可以放在同一个文档中,在屏幕上显示效果很好。打印时会显现出来,因为整个作业将应用一种纸张尺寸。如果合并后的文件要打印,请先在各部分之间规范页面大小。

我的可填表单在合并后还会起作用吗?

只有当字段名称唯一时才会。表单字段通过名称标识,因此合并同一模板的两个副本会留下两个同名的字段,阅读器将它们视为一个字段显示两次。在一个字段中输入会填充另一个字段。合并前重命名字段或展平表单。

为什么合并后的文件比预期的要大?

每个源文件都嵌入了自己的字体子集和共享图像(如信头徽标)的副本。合并几个由同一模板构建的文档,那些近乎重复的内容都会被包含进来。之后运行 Compress PDF 通常可以恢复其中很大一部分。

应该先合并还是先翻译?

大多数情况下先合并。合并后的文件意味着一次翻译任务、一次下载,并且在整个提交文件中措辞一致,而不是在不同部分使用相同的术语但呈现方式不同。仅当捆绑包中的一部分已经处于目标语言且不需要处理时,才单独翻译。

合并后的文件最大可以有多大?

在Pro和Enterprise套餐下,DocTranslator支持单个上传高达1,000 MB和5,000页的文件,这远远超出了大多数捆绑包的容量。Storage套餐限制为100 MB或100页,Free套餐为20 MB和20页,因此扫描的捆绑包可能比预期更快地超出较低的限制。需要注意的是目的地:电子邮件网关和文件门户通常会限制附件大小远低于此,因此在发送前请检查其限制。

将您的 PDF 合并成一个文件

设置页面顺序,将各部分合并成一个文档,并在浏览器中将完成的文件包翻译成 120 多种语言,无需离开浏览器。

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