PDF zusammenführen mit DocTranslator
Kombinieren Sie mehrere PDFs zu einem einzigen Dokument in der von Ihnen gewählten Reihenfolge, wobei Lesezeichen und Seitenstruktur übernommen werden. Übersetzen Sie dann die fertige Datei in über 120 Sprachen.
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Was tatsächlich passiert, wenn zwei PDFs eins werden
Eine PDF ist kein Stapel von Seiten wie ein gedrucktes Dokument. Im Inneren der Datei gibt es einen Seitenbaum, eine Querverweistabelle, die den Byte-Offset jedes Objekts aufzeichnet, einen Katalog, der die Lesezeichenstruktur enthält, und ein separates Ressourcenverzeichnis pro Seite, das die Schriftarten, Bilder und Farbräume auflistet, die diese Seite verwendet.
Beim Zusammenführen wird diese Struktur neu aufgebaut. Die Seiten aus jeder Quelldatei werden in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge in einen neuen Seitenbaum kopiert, jedes Objekt erhält eine neue Nummer und die Querverweistabelle wird von Grund auf neu geschrieben. Alles, was auf „Seite 4 der zweiten Datei“ verwies, muss nun stattdessen auf „Seite 17 der kombinierten Datei“ verweisen.
Der Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten Zusammenführung liegt darin, wie viel von diesen Verweisen erhalten bleibt. Seiteninhalte werden fast immer unberührt übernommen. Lesezeichen, interne Links, Formularfelder und die getaggte Lesereihenfolge sind die Teile, die leise verloren gehen.
Legen Sie die Seitenreihenfolge fest, bevor Sie hochladen
Die Seitenreihenfolge ist die einzige Entscheidung, die ein Zusammenführungstool nicht für Sie treffen kann, und sie ist die häufigste Ursache für Nacharbeit. Dateien werden normalerweise in der Reihenfolge präsentiert, in der ihre Namen sortiert werden, also alphabetisch, nicht numerisch. Das bedeutet, dass „Exhibit 10“ vor „Exhibit 2“ landet und ein Ordner mit Scans namens Seite1 bis Seite12 in der Reihenfolge 1, 10, 11, 12, 2, 3 herauskommt.
- Benennen Sie zuerst Dateien mit nullgefüllten Zahlen um, damit 01, 02 und 10 so sortiert werden, wie Sie sie lesen. Das kostet eine Minute und beseitigt die häufigste Ursache für eine falsche Zusammenführung.
- Überprüfen Sie Duplex-Scans. Einige Blattzuführungen erzeugen eine Datei mit ungeraden Seiten und eine Datei mit geraden Seiten, und die zweite Datei ist oft in umgekehrter Reihenfolge. Wenn Sie diese wieder zusammenfügen, erhalten Sie jede Vorderseite gefolgt von jeder Rückseite.
- Legen Sie das Anschreiben, den Index oder das Begleitschreiben zuerst und die Anhänge zuletzt. Überprüfen Sie dann, ob die Seitenzahl der kombinierten Datei der Summe der Teile entspricht. Eine Nichtübereinstimmung bedeutet, dass eine Datei übersprungen oder doppelt aufgenommen wurde.
- Wenn die Teile eigene Seitenzahlen aufgedruckt haben, entscheiden Sie, ob die kombinierte Datei neu nummeriert werden muss. Gedruckte Nummern werden als Text auf die Seite gezeichnet und keine Zusammenführung kann sie aktualisieren.
Lesezeichen, Gliederungen und die Links innerhalb der Datei
Das Lesezeichen-Panel, das Sie auf der linken Seite eines PDF-Readers sehen, wird aus dem Gliederungsbaum gezeichnet, der getrennt von den Seiten gespeichert wird. Eine Zusammenführung, die Seitenbäume verkettet, ohne auch die Gliederungsbäume zu verknüpfen, erzeugt eine kombinierte Datei, die die Lesezeichen des ersten Dokuments beibehält und die restlichen stillschweigend verwirft oder gar keine behält.
Dasselbe gilt für klickbare Querverweise. Ein Link innerhalb einer PDF-Datei ist eine Aktion, die ein Zielseitenobjekt oder ein benanntes Ziel angibt. Wenn diese Ziele während der Zusammenführung neu nummeriert werden, müssen die Aktionen zusammen mit ihnen neu zugeordnet werden. Wenn dies nicht geschieht, springt der Link entweder zur falschen Seite oder tut überhaupt nichts, und es gibt kein sichtbares Anzeichen des Problems, bis jemand darauf klickt.
Eine Sache, die kein Werkzeug reparieren kann: ein Inhaltsverzeichnis, das als einfacher Text mit Seitenzahlen neben jedem Eintrag geschrieben wurde. Diese Zahlen sind Buchstaben, die auf die Seite gezeichnet werden, keine Verweise. Nach einer Zusammenführung sind sie einfach falsch und müssen von Hand bearbeitet oder aus dem Quelldokument neu generiert werden.
Vier Dinge, die kollidieren, wenn separate Dateien eins werden
Inkompatible Seitengrößen und Ausrichtungen
Jede Seite trägt ihre eigene Größenangabe, sodass eine kombinierte Datei A4-Seiten, US-Letter-Seiten und einen im Querformat exportierten Spreadsheet gleichzeitig enthalten kann. Das ist eine gültige PDF-Datei und sieht auf dem Bildschirm gut aus. Sie druckt schlecht, da der Drucker eine Papiergröße für den gesamten Auftrag anwendet. Wenn die zusammengeführte Datei gedruckt werden soll, stellen Sie jede Komponente vor dem Zusammenführen auf die gleiche Seitengröße ein.
Formularfelder mit identischen Namen
Füllbare Felder werden nach Namen und nicht nach Position angesprochen. Kombinieren Sie zwei Kopien desselben Antragsformulars, und beide enthalten nun ein Feld namens „applicant_name“. Leser behandeln gleichnamige Felder als ein Feld mit zwei Erscheinungsformen, sodass die Eingabe in die erste Kopie die zweite Kopie gleichzeitig ausfüllt. Felder müssen vor der Zusammenführung umbenannt oder abgeflacht werden, damit das kombinierte Formular korrekt funktioniert.
Getaggte Struktur und Lesereihenfolge
Eine barrierefreie PDF-Datei enthält einen Strukturbaum, der Überschriften, Listen, Tabellenzellen, Alternativtext und die Reihenfolge beschreibt, die ein Screenreader befolgen soll. Dieser Baum gehört zum Dokument, nicht zu den Seiten. Wenn er bei einer Zusammenführung verworfen wird, erzeugt jede Quelldatei, die barrierefrei war, eine kombinierte Datei, die es nicht ist, obwohl die Seiten identisch aussehen.
Duplizierte Schriftarten und Bilder
Jede Quelldatei bettet ihre eigene Teilmenge jeder Schriftart ein, die nur die Zeichen enthält, die diese Datei verwendet hat. Kombinieren Sie zehn Berichte, die aus derselben Vorlage erstellt wurden, und das Ergebnis kann zehn fast identische Schriftart-Teilmengen plus zehn Kopien desselben Logos enthalten. Die zusammengeführte Datei wird größer, als die Seiten rechtfertigen, was es wert ist, sie danach einer PDF-Komprimierung zu unterziehen.
Die Stapel, die normalerweise kombiniert werden müssen
Das Zusammenführen ist fast immer der letzte Schritt vor einer Einreichung, da die empfangende Seite eine Datei und keine Mappe wünscht. Die Bündel, die wir am häufigsten sehen, sind:
- Einwanderungs- und Visumspakete, bei denen ein Anschreiben, ein Reisepass-Scan, Personenstandsurkunden und unterstützende Beweismittel als ein Anhang zusammengefasst werden
- Gerichts- und Rechtsakten, bei denen jedes Exponat als eigener Scan ankommt und geordnet und paginiert werden muss
- Akademische Bewerbungen, die ein Diplom, Zeugnisse und Empfehlungsschreiben kombinieren
- Angebots- und Ausschreibungsantworten, die aus von verschiedenen Personen verfassten Abschnitten zusammengestellt werden
- Monatliche Berichtsmappen, bei denen Kontoauszüge, Rechnungen und Quittungen separat gescannt werden
- Gescannte Bücher und Handbücher, die kapitelweise erfasst wurden
Zuerst zusammenführen, dann einmal übersetzen
Wenn das Bundle übersetzt werden soll, ist es normalerweise einfacher, es zuerst zusammenzufügen und die einzelne Datei zu übersetzen. Ein Job bedeutet eine Reihe von Spracheinstellungen, ein Download und ein Ort, um das Ergebnis zu überprüfen, anstatt später ein Dutzend separat übersetzte Teile abzugleichen.
Die Übersetzung der kombinierten Datei hält auch die Terminologie über die gesamte Einreichung hinweg stabil. Wenn jeder Teil einzeln durchläuft, kann derselbe Jobtitel oder Produktname in verschiedenen Abschnitten unterschiedlich formuliert zurückkommen, und ein Prüfer bemerkt dies.
Es gibt einen Fall für die umgekehrte Reihenfolge. Wenn nur ein Teil des Bundles übersetzt werden muss und der Rest bereits in der Zielsprache vorliegt, übersetzen Sie diesen Teil allein und fügen Sie ihn anschließend zusammen, damit Sie nicht dafür bezahlen, Seiten zweimal zu verarbeiten.
Überprüfen Sie die Größe des Ergebnisses
Zusammengesetzte Dateien wachsen schneller, als man erwartet, besonders wenn die Teile Scans sind. DocTranslator akzeptiert Uploads bis zu 1 GB in den Pro- und Enterprise-Plänen, was fast jedes realistische Paket abdeckt, aber ein Empfangsportal oder ein E-Mail-Gateway ist möglicherweise nicht so großzügig. Wenn die zusammengeführte Datei zu schwer für ihr Ziel ist, komprimieren Sie sie mit PDF komprimieren, bevor Sie sie senden, oder verwenden Sie PDF aufteilen, um sie wieder in passende Teile zu zerlegen.
So fügen Sie Ihre PDF-Dateien zusammen
Legen Sie die Dateien in der gewünschten Lesereihenfolge ab
Benennen Sie sie mit nullgepolsterten Zahlen, damit 01, 02 und 10 korrekt sortiert werden, und prüfen Sie, ob Duplex-Scans nicht in eine ungerade und eine umgekehrte gerade Datei aufgeteilt werden.
Kostenloses Konto erstellen und hochladen
Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an, ziehen Sie dann die PDFs in das Dashboard oder durchsuchen Sie sie, um sie auszuwählen. Uploads bis zu 1 GB werden in den Pro- und Enterprise-Plänen unterstützt.
Bestätigen Sie die kombinierte Seitenzahl
Die Seiten des zusammengefügten Dokuments sollten sich zur Summe der Teile addieren. Eine zu niedrige Zahl bedeutet, dass eine Datei übersprungen wurde, eine zu hohe, dass etwas doppelt hineingekommen ist.
Übersetzen Sie die kombinierte Datei, wenn nötig
Wählen Sie die Quell- und Zielsprachen aus und übersetzen Sie das gesamte Bundle in einem Job, damit die Terminologie vom Anschreiben bis zum letzten Anhang konsistent bleibt.
PDF zusammenfügen: Häufig gestellte Fragen
In welcher Reihenfolge erscheinen meine Seiten?
In der Reihenfolge, in der die Dateien beim Hochladen angeordnet sind. Da Dateilisten alphabetisch und nicht numerisch sortiert werden, kommt "Exhibit 10" vor "Exhibit 2" und ein Ordner mit Scans namens Seite1 bis Seite12 landet als 1, 10, 11, 12, 2, 3. Die Umbenennung mit null-aufgefüllten Zahlen wie 01 und 02 vor dem Hochladen behebt dies in einem Schritt.
Überleben die Lesezeichen die Zusammenführung?
Die Lesezeichen-Gliederung wird getrennt von den Seiten gespeichert, daher muss sie bewusst zusammengefügt werden, anstatt kostenlos mitzukommen. Wo die Quelldateien Gliederungen enthalten, überprüfen Sie anschließend das Lesezeichen-Panel des kombinierten Dokuments, da eine verlorene Gliederung unsichtbar ist, bis jemand dieses Panel öffnet.
Was passiert mit klickbaren Links zwischen Seiten?
Interne Links verweisen auf Seitenobjekte, die während der Zusammenführung neu nummeriert werden, sodass sie neu zugeordnet werden müssen, um zu funktionieren. Ein Inhaltsverzeichnis, das nur aus getipptem Text mit Seitenzahlen daneben besteht, ist eine andere Sache: Diese Zahlen werden auf der Seite gezeichnet und können nicht automatisch aktualisiert werden, daher müssen sie von Hand korrigiert werden.
Kann ich Dateien mit unterschiedlichen Seitengrößen kombinieren?
Ja. Jede Seite behält ihre eigene Größe, sodass A4, US Letter und Querformatseiten im selben Dokument stehen können, und auf dem Bildschirm ist das in Ordnung. Das Drucken ist, wo es sich zeigt, da eine Papiergröße für den gesamten Auftrag angewendet wird. Normalisieren Sie die Seitengröße über die Teile hinweg, wenn die zusammengeführte Datei gedruckt werden soll.
Funktioniert mein ausfüllbares Formular nach dem Zusammenführen noch?
Nur wenn die Feldnamen eindeutig sind. Formularfelder werden nach Namen identifiziert, sodass das Kombinieren von zwei Kopien derselben Vorlage zwei Felder mit demselben Namen hinterlässt, und Leser behandeln sie als ein Feld, das zweimal angezeigt wird. Die Eingabe in eines füllt das andere. Benennen Sie die Felder um oder glätten Sie die Formulare, bevor Sie sie kombinieren.
Warum ist die zusammengeführte Datei größer als erwartet?
Jede Quelldatei bettet ihre eigenen Schriftarten-Teilmengen und ihre eigenen Kopien von gemeinsam genutzten Bildern wie einem Briefkopf-Logo ein. Kombinieren Sie mehrere Dokumente, die aus derselben Vorlage erstellt wurden, und diese nahezu Duplikate kommen alle mit. Das anschließende Ausführen des Ergebnisses durch PDF komprimieren stellt normalerweise einen guten Teil davon wieder her.
Sollte ich vor oder nach der Übersetzung zusammenführen?
In den meisten Fällen zuerst zusammenführen. Eine kombinierte Datei bedeutet einen Übersetzungsauftrag, einen Download und konsistente Formulierungen für die gesamte Einreichung, anstatt denselben Begriff in verschiedenen Abschnitten unterschiedlich wiederzugeben. Übersetzen Sie separat nur, wenn ein Teil des Pakets bereits in der Zielsprache vorliegt und keine Verarbeitung benötigt.
Wie groß darf die kombinierte Datei sein?
Bei Pro und Enterprise akzeptiert DocTranslator einen einzelnen Upload von bis zu 1.000 MB und 5.000 Seiten, was weit über dem liegt, was die meisten Bundles erreichen. Storage endet bei 100 MB oder 100 Seiten und Free bei jeweils 20, sodass ein gescanntes Bundle die niedrigeren Limits schneller als erwartet überschreiten kann. Der Ort, auf den man achten sollte, ist das Ziel: E-Mail-Gateways und Portale zur Einreichung von Dokumenten begrenzen Anhänge oft weit darunter, prüfen Sie also deren Limit, bevor Sie senden.
Fügen Sie Ihre PDFs zu einer Datei zusammen
Legen Sie die Seitenreihenfolge fest, fügen Sie die Teile zu einem einzigen Dokument zusammen und übersetzen Sie das fertige Bundle in über 120 Sprachen, ohne den Browser zu verlassen.
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