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州級還是聯邦級？決定一切的問題

墨西哥是一個聯邦制國家，文件的簽發機構決定了其在國外使用的準備方式。民事記錄屬於各州。出生、結婚或死亡在發生地的州的民事登記處登記，在本例中是墨西哥城本身，自從它不再是聯邦區以來，它本身就是一個聯邦實體。由於該記錄是州記錄，因此為海牙公約國家合法化該記錄的認證由該州的政府秘書處頒發，而不是由聯邦機構的任何人頒發。

聯邦文件則走另一條路。由聯邦部門簽署的任何文件，包括來自教育系統的大部分文件，都由內政部（ Secretaría de Gobernación）進行認證。人們經常在這方面遇到問題：一個家庭會在同一個窗口提交出生證明和大學學位，卻被告知這兩者需要不同的部門處理。如果目的地國家不在認證公約範圍內，則流程又會不同，通過領事認證而不是單一證書進行。

還有第三種情況會讓人生疑，而且方向相反。在國外出生、父母為墨西哥籍的兒童可以在最近的墨西哥領事館登記，由此產生的出生證明是在墨西哥境外創建的墨西哥民事記錄。在美國居住了一代的家庭通常會持有混合記錄：一個孩子有領事館的出生證明，另一個孩子有州簽發的出生證明，還有一個孩子有美國的證書。這些記錄中的每一份都是在不同的規則下產生的，每一份都需要以不同的方式進入對方的系統，因此在決定需要翻譯什麼以及翻譯方向之前，最好按簽發機構對文件進行分類。

您正在翻譯的文件近年來形狀有所改變，這很有幫助。出生證明 (acta de nacimiento) 現在採用標準的國家格式發布，可以在線申請，並以帶有頁碼和驗證碼的可打印紙張形式發送，任何讀者都可以通過該驗證碼與登記處進行核對。該驗證碼不是要翻譯的內容。它會被準確轉錄，連同頁碼一起，因為這是領事官員實際用來核實文件真實性的部分。

CURP 悄悄地鎖定了您的姓名拼寫

在墨西哥登記的每個人都有一個 CURP，這是一個由十八個字符組成的代碼，印在出生證明上，並在之後發出的幾乎所有文件上重複出現。它不是隨機編號。它由姓氏和名字的字母、出生日期、性別以及出生州組成，最後還有幾個校驗字符。這種構造有一個人們很少注意到的後果，直到文件被拒絕為止：該代碼編碼了特定姓名的特定拼寫。如果翻譯文件悄悄地省略了重音符號或將兩個姓氏合併為一個，那麼姓名將不再與其下方三行的代碼一致，審閱者在比較兩者時就會發現差異。

同樣的原則也適用於地點。墨西哥文件充滿了來自納瓦特爾語、瑪雅語、普雷佩查語和其他語言的地名：Xochimilco、Tlalpan、Iztapalapa、Cuauhtémoc、Nezahualcóyotl。它們對拼寫檢查器來說看起來拼寫錯誤，但實際上並非如此。地名會被完整地複製過來，包括重音符號，從不英語化，也從不正規化成更容易閱讀的樣子。發出記錄的登記處就是通過該名稱識別的，因此更改它會使發出機構更難追蹤。

較舊的記錄以不同的方式使事情複雜化。前幾十年的條目是用手寫在裝訂的帳簿中的，今天以抄本的形式重新發布，有時墨跡模糊或使用了現在不再使用的縮寫。這些頁面與任何其他掃描件一樣上傳，明智的做法是將輸出中的姓名、日期和文件編號與原始文件進行比較，而不是假設舊文件像新打印的文件一樣運行。