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¿Estatal o federal? La pregunta que decide todo lo demás

México es una federación, y la autoridad que emitió un documento determina cómo debe prepararse para su uso en el extranjero. Los registros civiles pertenecen a los estados. Un nacimiento, matrimonio o defunción se registra en el Registro Civil de la entidad donde ocurrió, que en este caso es la propia Ciudad de México, una entidad federal por derecho propio desde que dejó de ser el Distrito Federal. Dado que el registro es un registro estatal, la apostilla que lo legaliza para un país del Convenio de La Haya es emitida por la secretaría de gobierno de ese estado, no por nadie del aparato federal.

Los documentos federales siguen la otra ruta. Cualquier cosa firmada por un ministerio federal, incluido gran parte de lo que proviene del sistema educativo, es apostillada por el Ministerio del Interior, la Secretaría de Gobernación. La gente tropieza con esto constantemente: una familia presenta un certificado de nacimiento y un título universitario en la misma ventanilla y se le dice que los dos necesitan oficinas diferentes. Si el país de destino está fuera del convenio de apostilla, el proceso es diferente de nuevo, pasando por la legalización consular en lugar de un único certificado.

Hay un tercer caso que sorprende a la gente, y va en la otra dirección. Un niño nacido en el extranjero de padres mexicanos puede ser registrado en el consulado mexicano más cercano, y el acta resultante es un registro civil mexicano creado fuera de México. Las familias que han vivido en los Estados Unidos durante una generación a menudo tienen una mezcla: un acta consular para un hijo, un acta emitida por el estado para otro, y certificados estadounidenses para un tercero. Cada uno de ellos fue producido bajo diferentes reglas y cada uno necesita una ruta diferente hacia el sistema del otro país, por lo que vale la pena clasificar la pila por autoridad emisora antes de decidir qué necesita ser traducido y en qué dirección.

El documento que está traduciendo ha cambiado de formato en los últimos años, lo que ayuda. El acta de nacimiento ahora se emite en un formato nacional estándar que se puede solicitar en línea, llegando como una hoja imprimible con un número de folio y un código de verificación que permite a cualquier lector confirmarlo contra el registro. Ese código no es algo para traducir. Se transcribe exactamente, junto con el folio, porque es la parte que un oficial consular realmente usará para verificar que el documento es real.

CURP точно фиксирует написание вашего имени

У каждого человека, зарегистрированного в Мексике, есть CURP — восемнадцатисимвольный код, напечатанный на свидетельстве о рождении (acta) и повторяющийся почти во всех последующих документах. Это не случайный номер. Он формируется из букв фамилий и имени, даты рождения, пола и штата рождения, а также содержит пару контрольных символов. Эта структура имеет следствие, которое люди редко замечают, пока документ не будет отклонен: код кодирует определенное написание определенного имени. Если при переводе документа случайно опустить диакритический знак или объединить две фамилии в одну, имя перестанет совпадать с кодом, расположенным на три строки ниже, и рецензент, сравнивая их, обнаружит несоответствие.

Та же строгость применяется к местам. Мексиканские документы изобилуют топонимами, происходящими из языков науатль, майя, пурепеча и других: Xochimilco, Tlalpan, Iztapalapa, Cuauhtémoc, Nezahualcóyotl. Они выглядят как опечатки для спеллчекера, но это не так. Название места копируется без изменений, включая диакритические знаки, никогда не англизируется и никогда не нормализуется до чего-то, что читается более удобно. Реестровый офис, выдавший запись, идентифицируется по этому названию, поэтому его изменение затрудняет отслеживание выдавшего офиса.

Старые записи усложняют задачу по-другому. Записи прошлых десятилетий вносились от руки в переплетенные журналы и сегодня выдаются в виде транскрипций, иногда с выцветшими чернилами или сокращениями, которые больше никто не использует. Эти страницы загружаются так же, как и любой другой скан, и разумно сравнивать имена, даты и номера записей (act numbers) в выходных данных с оригиналом, а не предполагать, что старый документ ведет себя как свежеотпечатанный.