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¿Estatal o federal? La pregunta que lo decide todo

México es una federación, y la autoridad que emitió un documento determina cómo debe prepararse para su uso en el extranjero. Los registros civiles pertenecen a los estados. Un nacimiento, matrimonio o defunción se registra en el Registro Civil de la entidad donde ocurrió, que en este caso es la propia Ciudad de México, una entidad federal por derecho propio desde que dejó de ser el Distrito Federal. Dado que el registro es un registro estatal, la apostilla que lo legaliza para un país del Convenio de La Haya es emitida por la secretaría de gobierno de ese estado, no por nadie del aparato federal.

Los documentos federales siguen la otra ruta. Cualquier cosa firmada por un ministerio federal, incluyendo gran parte de lo que proviene del sistema educativo, es apostillada por el Ministerio del Interior, la Secretaría de Gobernación. La gente tropieza con esto constantemente: una familia presenta un certificado de nacimiento y un título universitario en la misma ventanilla y se le dice que los dos necesitan oficinas diferentes. Si el país de destino está fuera del convenio de apostilla, el proceso es diferente de nuevo, y se realiza a través de legalización consular en lugar de un único certificado.

Hay un tercer caso que sorprende a la gente, y va en sentido contrario. Un niño nacido en el extranjero de padres mexicanos puede ser registrado en el consulado mexicano más cercano, y el acta resultante es un registro civil mexicano creado fuera de México. Las familias que han vivido en los Estados Unidos durante una generación a menudo tienen una mezcla: un acta consular para un hijo, un acta emitida por el estado para otro, y certificados estadounidenses para un tercero. Cada uno de ellos fue producido bajo reglas diferentes y cada uno necesita una ruta diferente hacia el sistema del otro país, por lo que vale la pena clasificar la pila por autoridad emisora antes de decidir qué necesita ser traducido y en qué dirección.

El documento que está traduciendo ha cambiado de formato en los últimos años, lo que ayuda. El acta de nacimiento ahora se emite en un formato nacional estándar que se puede solicitar en línea, llegando como una hoja imprimible con un número de folio y un código de verificación que permite a cualquier lector confirmarlo contra el registro. Ese código no es algo para traducir. Se transcribe exactamente, junto con el folio, porque es la parte que un oficial consular realmente usará para verificar que el documento es real.

Le CURP enregistre silencieusement l'orthographe de votre nom

Chaque personne enregistrée au Mexique possède un CURP, un code de dix-huit caractères imprimé sur l'acta et répété sur presque tout ce qui est délivré par la suite. Ce n'est pas un numéro de série aléatoire. Il est construit à partir des lettres des noms de famille et du prénom, de la date de naissance, du sexe et de l'État où la personne est née, avec quelques caractères de contrôle à la fin. Cette construction a une conséquence que les gens remarquent rarement jusqu'à ce qu'un dossier soit rejeté : le code encode une orthographe particulière d'un nom particulier. Si un document traduit omet silencieusement un accent ou fusionne deux noms de famille en un seul, le nom ne correspond plus au code situé trois lignes plus bas, et un examinateur comparant les deux constate une divergence à signaler.

La même discipline s'applique aux lieux. Les documents mexicains sont remplis de toponymes issus du nahuatl, du maya, du purépecha et d'autres langues : Xochimilco, Tlalpan, Iztapalapa, Cuauhtémoc, Nezahualcóyotl. Ils semblent mal orthographiés pour un correcteur orthographique et ils ne le sont pas. Un nom de lieu est copié tel quel, accents compris, jamais anglicisé et jamais régularisé en quelque chose de plus facile à lire. Le bureau d'enregistrement qui a délivré le document est identifié par ce nom, donc le modifier rend le bureau d'émission plus difficile à retracer.

Les anciens documents compliquent les choses différemment. Les entrées des décennies précédentes étaient écrites à la main dans des registres reliés et sont aujourd'hui rééditées sous forme de transcriptions, parfois avec de l'encre délavée ou une abréviation qui n'est plus utilisée. Ces pages se téléchargent de la même manière que n'importe quel autre scan, et la bonne habitude est de comparer les noms, les dates et les numéros d'acta dans le résultat avec l'original plutôt que de supposer qu'un ancien document se comporte comme un document fraîchement imprimé.