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州级还是联邦级？决定一切的问题

墨西哥是一个联邦制国家，签发文件的机构决定了如何准备文件以供国外使用。民事记录属于各州。出生、结婚或死亡在发生地的州民事登记处登记，在这种情况下，就是墨西哥城本身，自其不再是联邦区以来，它本身就是一个联邦实体。由于该记录是州记录，因此为海牙公约国提供合法化的海牙认证由该州自己的政府秘书处签发，而不是由联邦机构的任何人签发。

联邦文件走另一条路。由联邦部门签署的任何文件，包括来自教育系统的许多文件，都由内政部（Secretaría de Gobernación）进行海牙认证。人们经常在这方面犯错：一个家庭会将出生证明和大学学位提交给同一个窗口，却被告知两者需要不同的部门。如果目的地国家不在海牙认证公约范围内，流程又会不同，通过领事认证而不是单一证书。

还有第三种情况会让人们感到惊讶，而且方向相反。在国外出生的墨西哥父母的孩子可以在最近的墨西哥领事馆登记，由此产生的出生证明是墨西哥在墨西哥境外创建的民事记录。在美国生活了一代的家庭通常会有一份混合文件：一个孩子的领事出生证明，另一个孩子的州签发的出生证明，以及第三个孩子的美国出生证明。其中每一个都是在不同的规则下生成的，每一个都需要不同的途径才能进入另一个国家的系统，因此在决定需要翻译什么以及翻译方向之前，最好按签发机构对文件进行分类。

您正在翻译的文件近年来形状发生了变化，这很有帮助。出生证明 (acta de nacimiento) 现在采用标准的国家格式签发，可以在线申请，并附有页码和验证码，任何读者都可以通过该验证码与注册处进行核对。这个验证码不是要翻译的内容。它会与页码一起被准确抄写，因为这是领事官员实际用来核实文件真实性的部分。

CURP悄然固定了您的姓名拼写

墨西哥的每个人都有一个CURP，这是一个由十八个字符组成的编码，印在出生证明上，并重复出现在之后签发的大部分文件上。它不是一个随机的序列号。它是由姓氏和名字的字母、出生日期、性别以及出生地构成的，最后还有几个校验字符。这种构成方式有一个人们很少注意到，直到文件被拒收的后果：该编码包含了一个特定姓名的特定拼写。如果翻译文件悄悄地省略了一个重音符号或将两个姓氏合并成一个，那么姓名将不再与下方三行的编码一致，而审查者在比较两者时就会发现不一致之处。

同样的要求也适用于地点。墨西哥文件充满了源自纳瓦特尔语、玛雅语、普雷佩查语和其他语言的地名：Xochimilco、Tlalpan、Iztapalapa、Cuauhtémoc、Nezahualcóyotl。它们在拼写检查器看来似乎拼写错误，但实际上并非如此。地名在翻译时会保持不变，包括重音符号，从不进行英文化处理，也从不将其规范化为更易读的名称。签发记录的登记处就是通过该名称来识别的，因此更改它会使签发机构更难追踪。

旧记录以不同的方式使事情复杂化。几十年前的条目是用手写在装订的账簿中的，如今以抄本的形式重新签发，有时墨迹褪色或使用了不再使用的缩写。这些页面与任何其他扫描件一样上传，明智的做法是比较输出中的姓名、日期和文件编号与原件，而不是假设旧文件与新打印的文件行为一致。