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¿Estatal o federal? La pregunta que decide todo lo demás

México es una federación, y la autoridad que emitió un documento determina cómo debe prepararse para su uso en el extranjero. Los registros civiles pertenecen a los estados. Un nacimiento, matrimonio o defunción se registra en el Registro Civil de la entidad donde ocurrió, que en este caso es la propia Ciudad de México, una entidad federal por derecho propio desde que dejó de ser el Distrito Federal. Dado que el registro es un registro estatal, la apostilla que lo legaliza para un país del Convenio de La Haya es emitida por la secretaría de gobierno de ese estado, no por nadie del aparato federal.

Los documentos federales toman la otra ruta. Cualquier cosa firmada por un ministerio federal, incluyendo gran parte de lo que sale del sistema educativo, es apostillada por el Ministerio del Interior, la Secretaría de Gobernación. La gente tropieza con esto constantemente: una familia presenta un certificado de nacimiento y un título universitario en la misma ventanilla y se le dice que los dos necesitan oficinas diferentes. Si el país de destino está fuera del convenio de apostilla, el proceso es diferente de nuevo, pasando por la legalización consular en lugar de un solo certificado.

Hay un tercer caso que sorprende a la gente, y va en la otra dirección. Un niño nacido en el extranjero de padres mexicanos puede ser registrado en el consulado mexicano más cercano, y el acta resultante es un registro civil mexicano creado fuera de México. Las familias que han vivido en los Estados Unidos durante una generación a menudo tienen una mezcla: un acta consular para un hijo, un acta emitida por el estado para otro, y certificados estadounidenses para un tercero. Cada uno de ellos fue producido bajo reglas diferentes y cada uno necesita una ruta diferente hacia el sistema del otro país, por lo que vale la pena clasificar la pila por autoridad emisora antes de decidir qué necesita ser traducido y en qué dirección.

El documento que está traduciendo ha cambiado de forma en los últimos años, lo que ayuda. El acta de nacimiento ahora se emite en un formato nacional estándar que se puede solicitar en línea, llegando como una hoja imprimible con un número de folio y un código de verificación que permite a cualquier lector confirmarlo contra el registro. Ese código no es algo para traducir. Se transcribe exactamente, junto con el folio, porque es la parte que un funcionario consular realmente usará para verificar que el documento es real.

La CURP fija silenciosamente la forma en que se escribe tu nombre

Cada persona registrada en México tiene una CURP, un código de dieciocho caracteres impreso en el acta y repetido en casi todo lo que se expide posteriormente. No es un número de serie aleatorio. Se construye a partir de las letras de los apellidos y el nombre de pila, la fecha de nacimiento, el sexo y el estado donde nació la persona, con un par de caracteres de control al final. Esa construcción tiene una consecuencia que la gente rara vez nota hasta que un expediente es rechazado: el código codifica una ortografía particular de un nombre particular. Si un documento traducido omite silenciosamente un acento o fusiona dos apellidos en uno, el nombre ya no coincide con el código que se encuentra tres líneas más abajo, y un revisor que compara ambos tiene una discrepancia que señalar.

La misma disciplina se aplica a los lugares. Los documentos mexicanos están llenos de topónimos que provienen del náhuatl, maya, purépecha y otras lenguas: Xochimilco, Tlalpan, Iztapalapa, Cuauhtémoc, Nezahualcóyotl. Parecen mal escritos para un corrector ortográfico y no lo están. El nombre de un lugar se copia sin cambios, incluidos los acentos, nunca se angliciza y nunca se regulariza a algo que suene más cómodo. La oficina del registro que expidió el acta se identifica por ese nombre, por lo que alterarlo dificulta el rastreo de la oficina emisora.

Los registros más antiguos complican las cosas de manera diferente. Las inscripciones de décadas anteriores se escribieron a mano en libros de contabilidad encuadernados y hoy se emiten como transcripciones, a veces con tinta descolorida o una abreviatura que ya nadie usa. Esas páginas se cargan igual que cualquier otro escaneo, y la costumbre sensata es comparar los nombres, fechas y números de acta de la salida con el original en lugar de asumir que un documento antiguo se comporta como uno recién impreso.